Les entreprises, locales ou étrangères, doivent s’immatriculer au Registraire des entreprises du Québec pour pouvoir exercer leurs activités dans la province, peu importe leur statut juridique. Les informations fournies lors de l’immatriculation doivent être mises à jour en cas de changement et être confirmées annuellement lors de la déclaration de mise à jour.
Cet article se penche sur les raisons d’être de ce registre public.
Ce que dit la loi
La Loi sur la publicité légale des entreprises repose sur plusieurs principes fondamentaux. Elle vise à protéger le public en lui fournissant des informations cruciales sur les entreprises, tout en contribuant à la prévention et à la lutte contre l’évasion fiscale, le blanchiment d’argent et la corruption.
L’article 98 de cette législation énonce les détails qui, une fois inclus dans une déclaration, permettent aux tiers de s’en prévaloir et servent de preuve de leur exactitude à l’égard de tiers de bonne foi. Parmi ces informations figurent, mais ne se limitent pas à :
Le nom complet de l’entreprise ainsi que son adresse, incluant son numéro d’entreprise du Québec ( NEQ ) ;
Tout autre nom sous lequel l’entreprise est connue au Québec ;
La structure juridique de l’entreprise ainsi que la loi qui la régit ;
Les détails de chaque administrateur, y compris leur nom et leur adresse ;
Les informations sur les trois actionnaires principales, y compris leur nom et leur adresse ;
Les renseignements sur chaque bénéficiaire ultime, y compris leur nom et leur adresse ;
La date à laquelle chaque personne a commencé à exercer ses fonctions.
Toutefois, certaines de ces données restent confidentielles. Par exemple, les dates de naissance des personnes inscrites au registre et leurs adresses résidentielles demeurent confidentielles, à condition que la partie déclarante ait fourni une adresse professionnelle ( lisez-en davantage sur les adresses professionnelles ici ).
Le Registre des entreprises
Un aspect crucial du rôle du registre consiste à collecter et à consolider les données relatives aux entreprises et aux particuliers qui mènent des activités commerciales au Québec. Ainsi, les entreprises et les personnes risquent des sanctions financières pour infraction et peuvent même faire l’objet d’une dissolution d'office si elles omettent de soumettre deux déclarations de mise à jour annuelles consécutives. Ces déclarations doivent être présentées, même si elles ne contiennent aucune modification ni aucune mise à jour.
Le registre considère les informations inscrites comme exactes et à jour à compter de la date de leur entrée en vigueur. Cela signifie que des tiers peuvent se fier à ces données. Par exemple, une banque peut consulter le registre dans le cadre de sa vérification diligente avant d’accorder un prêt commercial. De plus, tant les fournisseurs que les clients ont la possibilité d’examiner ce document avant de s’engager dans une transaction. En effet, puisque la loi régit son existence, les tierces parties peuvent tenir l’entreprise pour responsable des renseignements qu’elle divulgue.
Mise à jour du moteur de recherche prévue pour le 31 juillet 2024
À compter du 31 juillet 2024, le Registraire des entreprises lancera un nouveau système de recherche. Cette fonctionnalité permettra de rechercher des informations sur les entreprises en utilisant le nom complet d’une personne, facilitant ainsi l’identification des liens entre les individus et les sociétés.
Cette révision étend l’utilisation du répertoire des entreprises, car la fonction de recherche actuelle ne permet aux utilisateurs de trouver une entreprise qu’en la nommant ou en utilisant son numéro d’entreprise du Québec. Cette mise à jour rend encore plus cruciale la vérification de l’exactitude des renseignements contenus dans le Registre des entreprises.
Conclusion
L'immatriculation auprès du Registraire des entreprises est d’une importance cruciale pour les entreprises opérant au Québec. Ce registre public constitue une ressource précieuse pour les tierces parties, assurant ainsi la transparence et la responsabilité sur le marché.
Pour toute question ou aide concernant l’immatriculation des entreprises et la conformité, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous appuyer dans le succès de votre entreprise.
Cette publication sur le blogue ne constitue pas un avis juridique ; elle présente de l’information générale. Consultez toujours un avocat avant d’agir selon les informations contenues dans cet article.
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