Les administrateurs peuvent encourir leur responsabilité personnelle pour les activités de leur entreprise. Généralement, dans les PMEs, une personne peut porter plusieurs chapeaux, celles d’administrateur, de dirigeant, et d’actionnaire. Dans cette optique, c’est encore plus important de connaître la responsabilité et les fonctions de chaque rôle.
Aujourd’hui, nous aborderons le sujet des administrateurs d’une société.
Devenir un administrateur
Le rôle de l’administrateur
Les transactions commerciales
La responsabilité de l’administrateur
Les assurances
La cessation de la fonction d’administrateur
DEVENIR UN ADMINISTRATEUR
Les actionnaires d’une société élisent les administrateurs et chaque administrateur :
doit être une personne physique ;
doit être un majeur (au moins 18 ans au Québec) ;
ne doit pas être un majeur en tutelle ou curatelle ;
ne doit pas être une personne déclarée incapable par un tribunal ;
ne doit pas être un failli.
LE RÔLE DE L’ADMINISTRATEUR
L’administrateur supervise et prend les décisions concernant les activités de la société. En outre, le conseil d’administration :
Prend le règlement intérieur
Surveille et contrôle les activités de l’entreprise
Agit à titre de mandataire de la société
Recrute, nomme et supervise les dirigeants
Les administrateurs ont deux devoirs principaux :
agir avec prudence et diligence ;
agir avec honnêteté et loyauté dans l’intérêt de la société.
Cela veut dire que les administrateurs doivent éviter tout situation où leur intérêt est en conflict avec leur obligations en tant qu'administrateur. Parmi leurs devoirs, ils ne doivent pas mélanger leurs biens personnels avec ceux de l’entreprise, ou utiliser le patrimoine de la société pour leur propre bénéfice.
LES TRANSACTIONS COMMERCIALES
Les administrateurs agissent par l’entremise des résolutions. Lors d’une réunion du CA, les administrateurs adoptent les résolutions ou en absence d’une réunion, les résolutions écrites et signées y tiennent lieu. Cette deuxième façon de procéder à la même force que les décisions prises lors d’une réunion. Celles-ci sont ensuite insérées dans le livre de minutes. (Pour tout savoir sur les livres de minutes, cliquez ici).
LA RESPONSABILITÉ D’UN ADMINISTRATEUR
La responsabilité des administrateurs s’engage dans de nombreux contextes, notamment, pour :
les salaires impayés
le manquement à un devoir
les infractions en vertu diverses législations
les impôts et taxes
Pendant la durée de leur mandat, les administrateurs encourent leur responsabilité personnelle et sont solidairement responsables du salaire impayé d’un employé (jusqu’à un maximum de six mois de salaire impayé).
Les actions (et les inactions) d’un administrateur sont également des sources importantes de responsabilité. À titre d’illustration, un administrateur peut encourir sa responsabilité s’il garde le silence après avoir découvert qu’un dirigeant commet des actions frauduleuses. D’autres types de responsabilité découlent de manquements :
à leur devoir de mandataires ;
à leur devoir statutaire ; et
s’ils se sont engagés dans des actes illégaux.
Les administrateurs peuvent également faire l’objet de sanctions pénales dont la responsabilité peut varier d’une amende à un terme en prison. Il s’agit en particulier des déclarations faites en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises et des infractions relatives aux livres de minutes et aux registres corporatifs.
Les impôts constituent une source de responsabilité. Cela comprend le défaut de la société de retenir les impôts à la source et de les remettre (TVQ et TPS) aux autorités fiscales. Une autre source provient des cotisations de l’employeur exigées par diverses législations fiscales. Notamment, la Loi sur le régime de rentes du Québec, de la Loi sur l’assurance-emploi, de la Loi sur les normes du travail, de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles et de la Loi sur l’assurance parentale. Les administrateurs sont redevables de ces impôts, ainsi que des pénalités et intérêts encourus sur ceux-ci. Toutefois, ils ne seront pas responsables s’ils peuvent démontrer qu’ils ont pris des mesures raisonnables pour s’en prémunir.
LES ASSURANCES
La société peut souscrire une assurance pour se protéger contre la responsabilité que les administrateurs peuvent encourir dans leur rôle s’ils ont agi en cette qualité à la demande de la société.
LA CESSATION DE LA FONCTION D’ADMINISTRATEUR
Les statuts constitutifs d’une société prévoient le nombre d’administrateurs. Les actionnaires élisent les administrateurs pour des mandats qui durent trois ans. Par contre, ces derniers demeurent administrateurs à la fin de leur mandat s’ils ne sont pas remplacés. Le mandat d’un administrateur prend fin par l’incapacité à exercer son mandat, par sa démission ou par sa révocation.
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